۱. هدف‌گذاری به روش اِسمارت (SMART)

با روش اسمارت می‌توانید اطمینان حاصل کنید که تمامی اهداف به‌دقت بررسی خواهند شد. این روش همچنین کمک می‌کند تا به درک عمیق‌تری از فرایند تعیین هدف برسید. اهدافی که به این روش تعیین می‌شوند، باید از ویژگی‌های زیر برخوردار باشند:

مشخص: برای اینکه به اهداف مشخص برسید، باید به این پرسش‌ها پاسخ بدهید: چه هدفی؟ چه کسی یا کسانی؟ چه زمانی؟ و به چه منظوری؛

قابل سنجش: معیاری را در نظر بگیرید که در سنجش میزان موفقیت هریک از اهداف کاربرد داشته باشد؛

دست‌یافتنی: مهم‌ترین اهدافی را که به‌دنبال‌شان هستید، شناسایی کنید و ببینید چگونه می‌توانید این اهداف را تحقق ببخشید؛

واقع‌گرایانه: باید جهت دستیابی به اهداف تعیین‌شده علاقه‌مند و نیز از توانایی لازم برخوردار باشید؛

زمان‌مند: برای دستیابی به اهداف‌تان یک بازه‌ی زمانی تعیین کنید.

 

۲. هدف‌گذاری به روش کلییِر (CLEAR)

روش کلییِر نسبت به روش اِسمارت جدیدتر است و شرایط سرعتی کسب‌وکارهای امروزی را نیز مدنظر قرار می‌دهد. ویژگی‌های این روش عبارتند از:

مشارکتی: اهداف‌ باید به‌گونه‌ای باشند که کارمندان به همکاری با یکدیگر تشویق شوند؛

محدود: اهداف‌ باید از لحاظ گستردگی و زمان محدود شوند تا قابل مدیریت باشند؛

احساسی: اهداف‌ باید به‌گونه‌ای باشند که اشتیاق و علاقه‌ی کارمندان تحریک شود. درواقع، عاملان اجرای پروژه باید بتوانند با اهداف تعیین‌شده ارتباط احساسی برقرار کنند. به‌این‌ترتیب، کیفیت کار انجام‌شده نیز بالاتر می‌رود؛

محسوس: اهداف بزرگ‌تر باید به اهداف کوچک‌تر تقسیم شوند تا سریع‌تر قابل تحقق باشند؛

انعطاف‌پذیر: اهداف‌ باید در مواجهه با موقعیت‌های پیش‌بینی‌نشده انعطاف‌پذیر و قابل اصلاح باشند.

در طول این فاز، باید گستره‌ی پروژه را تعریف کنید و در فکر تدوین طرح مدیریت پروژه باشید. برآورد هزینه‌ها، کیفیت، منابع موجود و بازه‌ی زمانی واقع‌گرایانه ازجمله مواردی به‌شمار می‌روند که باید در این فاز بررسی شوند. طرح پروژه همچنین باید دربرگیرنده‌ی مواردی همچون تعیین خطوط مبنا یا معیارهای عملکرد باشد. این موارد باید برحسب گستره، برنامه‌ی زمانی و هزینه‌‌ی پروژه معین شوند. خط مبنا جهت تشخیص انحراف پروژه از مسیر اصلی الزامی است.

در این فاز از پروژه، باید نقش‌ها و مسئولیت‌ها را به‌روشنی تعریف کنید تا هریک از عوامل اجرا بدانند که چه وظایفی برعهده خواهند داشت. برخی از مدارکی که مدیر پروژه باید در این فاز تدارک ببیند تا از انحراف پروژه جلوگیری شود عبارتند از:

بیانیه‌ی گستره‌ی پروژه: این بیانیه سندی است که به تعریف نیازهای کسب‌وکار، منافع انجام پروژه، اهداف، تحویل‌دادنی‌ها و موعدهای کلیدی اختصاص دارد. بیانیه‌ی گستره‌ی پروژه می‌تواند در طول انجام پروژه تغییر کند، اما هرگونه تغییراتی فقط باید با تأیید مدیر و حامی پروژه اِعمال شود؛

ساختار شکست کار (WBS): در این ساختار، گستره‌ی پروژه به‌شکلی بصری به قسمت‌های کنترل‌پذیرتر تجزیه می‌شود. در زمان ایجاد ساختار شکست کار دقت داشته باشید که بسته‌های کاری از ۱۰ روز طولانی‌تر نشوند؛

موعدها: اهداف سطح بالایی را که باید در طول پروژه محقق شوند، شناسایی و در نمودار گانت وارد کنید؛

نمودار گانت: این نمودار یک جدول زمانی بصری است که امکان برنامه‌ریزی درمورد وظایف لازم را فراهم می‌کند و تصویری کلی از محدوده‌ی زمانی پروژه به‌دست می‌دهد. بهتر است دیدگاه اعضای تیم را نیز درمورد وظایف محول‌شده جویا شوید؛

طرح ارتباطی: این طرح، به‌ویژه اگر پروژه شامل ذی‌نفعان خارجی باشد، از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. درمورد مسیرهای ارتباطی و شیوه‌های پیام‌رسانی تصمیم‌گیری کنید. همچنین لازم است با نظر به هرآنچه باید در موعدهای مقرر تحویل داده شود، یک برنامه‌ی زمانی به‌منظور تعیین اوقات ارتباط‌گیری با اعضای تیم تهیه کنید؛

طرح مدیریت ریسک: باید تمامی ریسک‌های قابل پیش‌بینی را شناسایی کنید. شایع‌ترین ریسک‌ها در زمینه‌ی مدیریت پروژه عبارتند از: تخمین‌های زمانی و هزینه‌ای غیرواقعی، چرخه‌ی بازنگری مشتری، کمبود بودجه، تغییر نیازها و نیروهای غیرمتعهد.